Política de privacidad - Conector de pedidos de venta

Política de privacidad — Conector de pedidos de venta 

Última actualización: 24 de septiembre de 2026 

1. Quiénes somos y qué hace este servicio 

GBD CONSULTORES 2022 SOCIEDAD LIMITADA, con NIF B10595643 y domicilio en CALLE VENEGAS 41, 4 A LAS PALMAS DE GRAN CANARIA 35003 España (en adelante, «GBD»), desarrolla y opera el Conector de pedidos de venta, un servicio que permite a las empresas clientes de GBD recibir pedidos de sus propios clientes por WhatsApp y por correo electrónico, y convertirlos automáticamente en pedidos de venta dentro de su sistema de gestión Microsoft Dynamics 365 Business Central. 

Puedes contactar con nosotros en info@gbdsmartconsulting.com. 

2. Nuestro papel en el tratamiento 

Es importante que entiendas quién decide qué se hace con tus datos: 

• La empresa a la que escribes (tu proveedor, el comercio donde haces el pedido) es el responsable del tratamiento. Es quien decide recoger tus pedidos por WhatsApp o correo y quien determina para qué se usan. 
• GBD es el encargado del tratamiento. Tratamos los datos únicamente siguiendo las instrucciones de esa empresa, en virtud del contrato de encargo que nos une a ella, y no los usamos para ningún fin propio. 

En la práctica: si quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte a la empresa a la que enviaste el pedido o directamente a nosotros. Ver el apartado 7. 

3. Qué datos tratamos 

Si escribes por WhatsApp 

• Tu número de teléfono, tal y como lo facilita WhatsApp. 
• El texto de tus mensajes. 
• Las notas de voz que envíes. 
• Las fotografías que envíes (por ejemplo, un albarán o un pedido escrito a mano). 

Si escribes por correo electrónico 

• Tu dirección de correo, el asunto y el cuerpo del mensaje. 
• Las imágenes incrustadas o adjuntas al correo. 

Datos que se generan a partir de los anteriores 

• La transcripción a texto de tus notas de voz. 
• Los datos del pedido extraídos del mensaje: artículos, cantidades y referencias. 
• Un registro de auditoría de cómo se emparejó cada línea del pedido con el catálogo de la empresa, para poder explicar por qué se interpretó lo que se interpretó. 

No tratamos categorías especiales de datos (salud, ideología, biometría ni similares), ni elaboramos perfiles sobre ti, ni tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos: el pedido resultante siempre queda a disposición de una persona de la empresa, que lo revisa o lo gestiona. 

4. Para qué los usamos y con qué legitimación  

• Identificar de qué cliente viene el pedido, cotejando tu teléfono o correo con la ficha que la empresa ya tiene de ti. Base jurídica: ejecución del contrato entre tú y la empresa, o interés legítimo en atender tu solicitud. 
• Interpretar el contenido del mensaje para extraer los artículos y cantidades. Base jurídica: ejecución del contrato. 
• Transcribir las notas de voz para poder leer su contenido. Base jurídica: ejecución del contrato. 
• Crear el pedido en el sistema de gestión de la empresa. Base jurídica: ejecución del contrato
• Poner el pedido en una cola de revisión manual cuando el sistema no tiene confianza suficiente. Base jurídica: ejecución del contrato. 
• Conservar el registro de auditoría del emparejamiento. Base jurídica: interés legítimo en poder justificar y corregir errores de interpretación. 
• Enviarte una única confirmación por WhatsApp cuando el pedido se ha registrado. Base jurídica: ejecución del contrato. 

No usamos tus datos para publicidad, ni para elaborar perfiles comerciales, ni los vendemos ni cedemos a terceros con fines comerciales. 

5. Quién más trata tuis datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, todos ellos sujetos a contratos de encargo de tratamiento: 

• Microsoft Azure: alojamiento del servicio y base de datos donde se guardan los mensajes y los pedidos. Se tratan en España (región Spain Central). 
• Azure OpenAI (Microsoft): interpretación del texto del pedido y transcripción de las notas de voz. Se tratan en Suecia (región Sweden Central). 
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): transporte de los mensajes de WhatsApp, según la política de WhatsApp. 
• Microsoft 365 / Exchange Online: acceso al buzón de correo de la empresa, cuando el pedido llega por esa vía, según la configuración de la empresa. 
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: sistema de gestión de la empresa donde se crea el pedido, según la configuración de la empresa. 

Todos los tratamientos se realizan dentro del Espacio Económico Europeo. No realizamos transferencias internacionales de datos fuera del EEE. 

El contenido que se envía a Azure OpenAI no se utiliza para entrenar modelos, de acuerdo con las condiciones del servicio de Microsoft. 

6. ¿Cuánto tiempo los conservamos?

• Audios y fotografías de WhatsApp: 30 días. Pasado ese plazo se borran los archivos. Si es una nota de voz, se conserva su transcripción en texto. 
• Imágenes incrustadas en un pedido ya revisado: 30 días desde que se resolvió la revisión. 
• Registro de auditoría del emparejamiento de líneas: 12 meses. 
• Texto de los mensajes y datos del pedido: mientras la empresa mantenga el servicio contratado, por ser el soporte documental del pedido. Se eliminan a petición conforme al apartado 7.

Los archivos de un pedido que aún esté pendiente de revisión no se borran aunque se supere el plazo, para no dejar a la empresa sin el contenido de un pedido sin atender. 

7. Tus derechos, y cómo pedir que borremos tus datos 

Puedes ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. 

Para pedir la supresión de tus datos, tienes dos vías, y ambas son válidas: 

1. Escríbenos a info@gbdsmartconsulting.com indicando el número de teléfono o la dirección de correo desde la que enviaste los pedidos. Trasladaremos la solicitud a la empresa responsable y, siguiendo sus instrucciones, procederemos al borrado. 
2. Dirígete directamente a la empresa a la que enviaste el pedido, que es la responsable del tratamiento. 

Plazo de respuesta: un mes desde la recepción de la solicitud, ampliable a dos meses más si la solicitud es especialmente compleja, en cuyo caso te informaremos. 

Conviene que sepas que la empresa responsable puede estar obligada a conservar determinados datos del pedido por motivos fiscales o contables, aunque solicites su supresión. En ese caso te lo indicaremos y limitaremos su tratamiento a esa obligación legal. 

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). 

8. Seguridad 

El acceso a los datos está restringido al personal autorizado de la empresa responsable mediante autenticación corporativa. Los datos de cada empresa están aislados de los de las demás mediante separación a nivel de base de datos, y las comunicaciones viajan cifradas. 

9. Cambios en esta política 

Si modificamos esta política, actualizaremos la fecha que figura al principio. Los cambios sustanciales se comunicarán a las empresas clientes con antelación razonable.